1. Plik niezgodny ze schemą FA(3)
KSeF przyjmuje faktury tylko w ustrukturyzowanym formacie XML zgodnym z aktualną schemą. Brak wymaganego pola, zły format daty, kwota z przecinkiem zamiast kropki, za długi tekst w polu: każdy z tych drobiazgów kończy się odrzuceniem.
Jak wyłapać: walidujcie XML względem oficjalnej schemy XSD przed wysyłką. To kilka linijek kodu w integracji, a eliminuje całą kategorię błędów.
2. Błędny NIP nabywcy
Literówka w NIP to klasyk. Faktura może przejść walidację formatu, ale trafi do niewłaściwego podmiotu albo nie trafi nigdzie. Szczególnie często zdarza się to przy danych przepisywanych ręcznie z zamówień mailowych.
Jak wyłapać: sprawdzajcie sumę kontrolną NIP i weryfikujcie kontrahenta w białej liście VAT lub bazie GUS przy zakładaniu karty klienta, a nie przy wystawianiu faktury.
3. Duplikat faktury
KSeF odrzuca fakturę, jeśli ten sam sprzedawca wysłał już dokument tego samego rodzaju z tym samym numerem. Najczęstsza przyczyna to ponowienie wysyłki po błędzie sieci, gdy pierwsza próba w rzeczywistości się udała.
Jak wyłapać: przed ponowieniem integracja powinna sprawdzić status poprzedniej sesji. Kolejka wysyłek z unikalnym kluczem faktury rozwiązuje problem na stałe.
