Dlaczego „księgowa i tak pobierze z KSeF” nie wystarcza
Biuro rachunkowe rzeczywiście może pobrać Wasze faktury bezpośrednio z KSeF. Księgowa nie wie jednak, czy zakup był zasadny, do którego projektu należy i czy towar dotarł. Te informacje nadal są w głowach pracowników i nadal ktoś musi je zebrać mailami.
Efekt: faktura jest w KSeF od pierwszego dnia, a opisana i zaakceptowana trafia do księgowania pod koniec miesiąca. Zamknięcie miesiąca się przesuwa, a dyrektor finansowy nie widzi kosztów na bieżąco.
Przepływ w 5 krokach
1. Pobieranie
Harmonogram (na przykład co godzinę) odpytuje API KSeF o nowe faktury zakupowe i zapisuje je w bazie razem z numerem KSeF i datą jego nadania. To ona jest datą otrzymania faktury.
2. Rozpoznanie
System czyta XML i dopasowuje dostawcę po NIP do reguł: faktury od dostawcy paliwa idą do floty, od hostingu do IT, od podwykonawcy do kierownika projektu. Tam, gdzie reguła nie wystarcza, pomaga model AI, który na podstawie pozycji faktury proponuje kategorię i MPK.
3. Dopasowanie do zamówienia
Jeśli macie zamówienia zakupowe w ERP lub arkuszu, integracja łączy fakturę z zamówieniem po numerze, kwocie i dostawcy. Rozbieżność kwot to osobny alert, a nie niespodzianka przy zamknięciu miesiąca.
