Krok 1: zmierzcie stan obecny
Przez tydzień lub dwa zapisujcie, ile razy proces się wykonuje i ile trwa jedno wykonanie. Nie szacujcie z pamięci, bo ludzie zwykle zaniżają czas powtarzalnych zadań o połowę.
- Liczba wykonań miesięcznie (zamówienia, faktury, zgłoszenia, uczestnicy).
- Czas jednego wykonania w minutach.
- Kto to robi i ile kosztuje jego godzina (pensja brutto z kosztami pracodawcy ÷ godziny pracy).
- Ile wykonań kończy się błędem i ile trwa jego naprawa.
Krok 2: policzcie koszt miesięczny
Koszt procesu = (wykonania × minuty ÷ 60 × koszt godziny) + (błędy × czas naprawy ÷ 60 × koszt godziny).
Krok 3: oszacujcie, co zostanie po automatyzacji
Automatyzacja rzadko usuwa 100% pracy. Zostaje obsługa wyjątków, akceptacje i kontrola. Uczciwe założenie to redukcja czasu o 70-95% w dobrze zdefiniowanych procesach.
Krok 4: policzcie pełny koszt automatyzacji
- Wdrożenie (jednorazowo).
- Platformy, licencje, hosting (miesięcznie).
- Utrzymanie i drobne zmiany (miesięcznie).
