Aplikacja webowa · CRM · Edukacja · 14 tygodni
Pakiet umów w jedno kliknięcie - CRM dla firmy szkoleniowej działającej w BUR
Firma szkoleniowa prowadziła uczestników, grupy i umowy dofinansowane z BUR w Excelu i Wordzie. Zbudowaliśmy dedykowany CRM, który sam zbiera dane od uczestnika, generuje 5 dokumentów PDF z 42 polami i wysyła je mailem - bez przepisywania ani jednego numeru PESEL.
KlientFirma szkoleniowa (anonim, projekty BUR)
Czas wdrożenia14 tygodni
KategoriaAplikacja webowa · CRM · Edukacja
~2 minKomplet umów zamiast ~40 min
42Pola wypełniane automatycznie
5Dokumentów PDF jednym kliknięciem
~15 hOdzyskanych miesięcznie w biurze
Wyzwanie
Co stało na stole.
Każde szkolenie dofinansowane z Bazy Usług Rozwojowych (BUR) to papierowa lawina: umowa z uczestnikiem, umowa z firmą, oświadczenie uczestnika, klauzula informacyjna, a do tego dane operatora projektu, numer karty usługi BUR i kwoty słownie. Firma robiła to ręcznie, kopiując dane z maili i arkuszy do szablonów w Wordzie. Jedna literówka w PESEL-u albo NIP-ie oznaczała korektę dokumentów i opóźnienie rozliczenia z operatorem. Leady, grupy szkoleniowe, trenerzy i harmonogram zajęć żyły w osobnych plikach, więc nikt nie widział jednego obrazu sytuacji.
- Ręczne przepisywanie danych do 4-5 dokumentów na każdego uczestnika
- Ryzyko błędów w PESEL, NIP, kwotach słownie i numerach kart usług BUR
- Leady, grupy, trenerzy i harmonogramy rozproszone w Excelu i skrzynkach mailowych
- Brak kontroli, na jakim etapie jest uczestnik: oferta, umowa, szkolenie czy rozliczenie
- Trenerzy dopytywali biuro o terminy zajęć i listy uczestników
Rozwiązanie
Co zbudowaliśmy.
Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy dedykowany system CRM do zarządzania szkoleniami, dopasowany do tego, jak firma realnie pracuje z projektami BUR. Handlowiec prowadzi zgłoszenie przez 7-etapowy lejek - od leada, przez negocjacje i wysłanie umowy, po trwające szkolenie i rozliczenie usługi. Uczestnik dostaje mailem bezpieczny link do formularza i sam uzupełnia dane osobowe. Potem jedno kliknięcie generuje komplet umów PDF: system wstawia 42 pola (dane uczestnika, firmy, operatora, projektu, grupy szkoleniowej i kwoty słownie) i wysyła pakiet mailem w tle, przez kolejkę. Podpisany skan wraca do tej samej karty zgłoszenia.
- CRM z 7-etapowym lejkiem: lead, negocjacje, umowa wysłana, umowa podpisana, szkolenie, rozliczenie, zakończone
- Formularz osobowy dla uczestnika z jednorazowym linkiem - dane trafiają prosto do systemu
- Automatyczne generowanie umów PDF z edytowalnych szablonów (5 dokumentów, 42 pola danych)
- Wysyłka umów i ofert mailem z szablonów wiadomości - generowanie w kolejce, bez blokowania pracy biura
- Moduły: kursy, grupy szkoleniowe, trenerzy, harmonogram zajęć, firmy, operatorzy i projekty BUR
- Panel trenera z nadchodzącymi zajęciami i listą grup
- Role i ponad 20 uprawnień - każdy widzi tylko to, czego potrzebuje
Efekt
Co dostał klient.
Przygotowanie kompletu dokumentów dla uczestnika skróciło się z ok. 40 minut do ok. 2 minut, a ręczne przepisywanie danych spadło o ok. 70%. Biuro firmy odzyskało ok. 15 godzin miesięcznie, które wcześniej szły na kopiowanie danych i poprawki. Każde zgłoszenie ma jeden status, jedną historię i jeden komplet umów - od pierwszego kontaktu do rozliczenia z operatorem BUR. Trenerzy sami sprawdzają harmonogram w swoim panelu, zamiast dzwonić do biura.
Stack
Laravel 12Next.jsMySQLDockerDomPDFLaravel QueuesSpatie Permission
Galeria
Z wdrożenia.
Następny krok
Macie podobny problem?
Bezpłatny audyt mapuje Waszą sytuację w jedną rozmowę. Wychodzicie z konkretną listą procesów do automatyzacji, wyceną i szacunkiem oszczędności.