Schritt 1: den Ist-Zustand messen
Halten Sie ein bis zwei Wochen lang fest, wie oft der Prozess läuft und wie lange ein Durchlauf dauert. Schätzen Sie nicht aus dem Gedächtnis, denn Menschen unterschätzen die Zeit für wiederkehrende Aufgaben meist um die Hälfte.
- Anzahl der Durchläufe pro Monat (Bestellungen, Rechnungen, Anfragen, Teilnehmende).
- Zeit pro Durchlauf in Minuten.
- Wer es erledigt und was seine Stunde kostet (Bruttogehalt inklusive Arbeitgeberkosten ÷ Arbeitsstunden).
- Wie viele Durchläufe mit einem Fehler enden und wie lange die Korrektur dauert.
Schritt 2: die monatlichen Kosten berechnen
Prozesskosten = (Durchläufe × Minuten ÷ 60 × Stundenkosten) + (Fehler × Korrekturzeit ÷ 60 × Stundenkosten).
Schritt 3: schätzen, was nach der Automatisierung bleibt
Automatisierung entfernt selten 100% der Arbeit. Ausnahmen, Freigaben und Kontrollen bleiben. Eine faire Annahme ist eine Zeitersparnis von 70-95% bei gut definierten Prozessen.
