1. Eine Datei, die nicht dem FA(3)-Schema entspricht
KSeF akzeptiert Rechnungen nur als strukturiertes XML nach dem aktuellen Schema. Ein fehlendes Pflichtfeld, ein falsches Datumsformat, ein Betrag mit Komma statt Punkt, ein zu langer Text in einem Feld: Jede dieser Kleinigkeiten führt zur Ablehnung.
So fangen Sie es ab: Validieren Sie das XML vor dem Versand gegen das offizielle XSD-Schema. Das sind wenige Zeilen Code in der Integration, und eine ganze Fehlerkategorie verschwindet.
2. Falsche Steuernummer des Käufers
Ein Tippfehler in der Steuernummer (NIP) ist ein Klassiker. Die Rechnung kann die Formatprüfung bestehen, landet aber beim falschen Unternehmen oder nirgends. Besonders häufig passiert das bei Daten, die von Hand aus E-Mail-Bestellungen übertragen werden.
So fangen Sie es ab: Prüfen Sie die Prüfziffer der NIP und verifizieren Sie den Geschäftspartner in der Weißen Liste der Mehrwertsteuerzahler oder im GUS-Register, wenn der Kundenstamm angelegt wird, nicht erst bei der Rechnungsstellung.
3. Doppelte Rechnung
KSeF lehnt eine Rechnung ab, wenn derselbe Verkäufer bereits ein Dokument derselben Art mit derselben Nummer gesendet hat. Häufigste Ursache ist ein erneuter Versand nach einem Netzwerkfehler, obwohl der erste Versuch in Wirklichkeit erfolgreich war.
