Warum „die Buchhaltung holt sie ja aus KSeF“ nicht reicht
Ihr Steuerbüro kann Ihre Rechnungen tatsächlich direkt aus KSeF abrufen. Die Buchhalterin weiß aber nicht, ob der Einkauf berechtigt war, zu welchem Projekt er gehört und ob die Ware angekommen ist. Diese Informationen stecken weiterhin in den Köpfen der Mitarbeitenden, und jemand muss sie weiterhin per E-Mail einsammeln.
Die Folge: Die Rechnung ist ab dem ersten Tag in KSeF, erreicht die Buchung aber beschrieben und freigegeben erst am Monatsende. Der Abschluss verzögert sich, und die Finanzleitung sieht die Kosten nicht laufend.
Der Ablauf in 5 Schritten
1. Abruf
Ein Zeitplan (zum Beispiel stündlich) fragt die KSeF-API nach neuen Eingangsrechnungen ab und speichert sie mit KSeF-Nummer und Vergabedatum in einer Datenbank. Dieses Datum gilt als Eingangsdatum der Rechnung.
2. Erkennung
Das System liest die XML-Datei und ordnet den Lieferanten anhand der Steuernummer Regeln zu: Tankrechnungen gehen an den Fuhrpark, Hosting an die IT, Subunternehmer an die Projektleitung. Wo eine Regel nicht reicht, schlägt ein KI-Modell anhand der Rechnungspositionen Kategorie und Kostenstelle vor.
