n8n vs Make vs Zapier: was 2026 die richtige Wahl ist und was es wirklich kostet
Vergleiche von n8n, Make und Zapier konzentrieren sich meist auf die Anzahl der Integrationen und das Aussehen des Editors. Für ein Unternehmen in Polen entscheidet meist etwas anderes: wie jedes Werkzeug den Verbrauch zählt, wohin Ihre Daten gehen und ob das Werkzeug mit Allegro, BaseLinker oder KSeF zusammenarbeitet. Dieser Leitfaden behandelt alle drei Fragen und endet mit einer einfachen Entscheidungshilfe.
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Die kurze Antwort
Zapier: der einfachste Einstieg und die meisten fertigen Integrationen. Gut für kleine Volumen und einfache Abläufe.
Make: der beste visuelle Editor für Abläufe mit Verzweigungen. Gut für mittlere Volumen.
n8n: bei großem Volumen am günstigsten und am flexibelsten. Erfordert mehr technisches Wissen oder einen Partner, der es betreut.
Der Rest des Artikels erklärt, woher diese Schlüsse kommen und wie Sie sie mit Ihren eigenen Zahlen prüfen.
Der wichtigste Unterschied: wofür Sie bezahlen
Jedes der drei Werkzeuge zählt den Verbrauch anders, und das ist der eigentliche Kostenunterschied, größer als die Unterschiede zwischen den Preislisten.
Zapier zählt Aufgaben (Tasks): jeden ausgeführten Aktionsschritt in einem Ablauf. Der Auslöser selbst zählt nicht.
Make zählt Operationen, heute Credits genannt: jede Ausführung eines Moduls, einschließlich des Auslösers und jedes Elements, das in einer Schleife verarbeitet wird.
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Nächster Schritt
Eigenen Stack zu prüfen?
Das kostenlose Audit kartiert Ihre Situation in einem Gespräch. Sie gehen mit einer Liste automatisierbarer Prozesse, einem Angebot und einer Einsparungsschätzung heraus.
n8n Cloud zählt Ausführungen (Executions): einen Durchlauf des gesamten Ablaufs, unabhängig von der Anzahl der Schritte. Die selbst gehostete Version hat kein Ausführungslimit.
In der Praxis kostet ein Ablauf mit zehn Schritten in Zapier und Make zehnmal so viel wie ein Ablauf mit einem Schritt, in n8n gleich viel.
Beispiel: derselbe Ablauf in drei Werkzeugen
Der Ablauf: neue Shop-Bestellung → Kunde im CRM prüfen → Rechnung erstellen → jede Bestellposition in eine Tabelle schreiben → Benachrichtigung in Slack. Eine Bestellung hat im Schnitt 3 Positionen. 3.000 Bestellungen pro Monat.
Zapier: etwa 6 Aufgaben pro Bestellung (CRM, Rechnung, 3 Positionen, Slack), also etwa 18.000 Aufgaben im Monat.
Make: etwa 8 Operationen pro Bestellung (Auslöser, CRM, Rechnung, Iterator, 3 Positionen, Slack), also etwa 24.000 Operationen im Monat.
n8n: 1 Ausführung pro Bestellung, also 3.000 Ausführungen im Monat. In der selbst gehosteten Version unbegrenzt.
Bei diesen Volumen braucht Zapier höhere Tarife, Make passt in mittlere Pakete, und selbst gehostetes n8n kostet so viel wie der Server. Verdoppelt der Shop seinen Umsatz, verdoppelt sich auch die Rechnung bei Zapier und Make. Bei selbst gehostetem n8n ändert sie sich kaum.
Die Preislisten aller drei Werkzeuge ändern sich regelmäßig. Rechnen Sie Ihren Ablauf daher vor der Entscheidung mit den aktuellen Preisen durch. Das Abrechnungsmodell ändert sich seltener als die Preise und ist die eigentliche Vergleichsgrundlage.
So berechnen Sie die Kosten Ihrer eigenen Abläufe
Listen Sie die Abläufe auf, die Sie automatisieren möchten.
Zählen Sie für jeden die Aktionsschritte, und multiplizieren Sie bei Schleifen die Schritte in der Schleife mit der durchschnittlichen Anzahl der Elemente.
Multiplizieren Sie mit der Anzahl der Durchläufe pro Monat.
Rechnen Sie 30% Puffer für Fehler, Wiederholungen und Wachstum hinzu.
Vergleichen Sie das Ergebnis mit den Tarifgrenzen jedes Werkzeugs.
Zehn Minuten mit einer Tabelle entscheiden meist die Hälfte der Diskussion.
Zapier: Stärken und Grenzen
Zapier ist das älteste und ausgereifteste der drei Werkzeuge. Es hat die meisten fertigen Integrationen, auch mit Nischen-SaaS, und einen einfachen Ablauf baut auch jemand ohne technische Vorkenntnisse.
Die niedrigste Einstiegshürde. Der Editor führt Schritt für Schritt.
Die größte Zahl fertiger Konnektoren.
Gute eingebaute Werkzeuge für einfache Datenumwandlungen und Filter.
Die Kosten steigen schnell bei vielen Schritten, Schleifen und großen Volumen.
Komplexe Logik mit vielen Verzweigungen wird schwer wartbar.
Daten werden überwiegend in den USA verarbeitet, was bei personenbezogenen Daten eine DSGVO-Prüfung erfordert.
Zapier passt zu Unternehmen, in denen Marketing oder Vertrieb Automatisierungen selbst bauen und es um einige einfache Verbindungen zwischen SaaS-Werkzeugen geht.
Make: Stärken und Grenzen
Make (früher Integromat) hat den besten visuellen Editor der drei. Verzweigungen, Schleifen und Datenverarbeitung sind auf einem Bildschirm sichtbar, wie in einem Diagramm.
Übersichtliche Darstellung komplexer Abläufe.
Bei mittleren Volumen meist günstiger als Zapier.
Umfangreiche Werkzeuge zur Datenverarbeitung: Iteratoren, Aggregatoren, Text- und Datumsfunktionen.
Ein Rechenzentrum in der EU ist wählbar.
Schleifen und Iteratoren verbrauchen Operationen schnell. Jedes Element ist eine eigene Operation.
Sehr große Szenarien werden schwer zu überblicken und zu debuggen.
Make passt zu Unternehmen, die mehr Logik brauchen als Zapier bietet, aber weiterhin ein Werkzeug wollen, in dem man einen Ablauf ohne Code versteht.
n8n: Stärken und Grenzen
n8n rechnet pro Ausführung des gesamten Ablaufs ab, und die selbst gehostete Version hat keine Limits. Außerdem lässt sich in jedem Schritt JavaScript oder Python einfügen, was die meisten Grenzen des Editors praktisch aufhebt.
Die Kosten steigen nicht mit der Anzahl der Schritte im Ablauf.
Selbst gehostete Version: Die Daten verlassen Ihre Infrastruktur nicht.
Ein Code-Schritt bewältigt ungewöhnliche Formate und APIs ohne fertigen Konnektor.
Eingebaute KI-Knoten zum Bau von Agenten und Abläufen mit Sprachmodellen.
n8n Cloud läuft in der EU.
Eine höhere Einstiegshürde als Zapier und Make. Bei komplexen Abläufen helfen Programmierkenntnisse.
Die selbst gehostete Version braucht jemanden, der Server, Updates und Backups betreut.
Fair-Code-Lizenz: für den internen Gebrauch kostenlos, aber mit Einschränkungen, wenn n8n anderen Unternehmen als Dienst angeboten wird.
n8n passt zu Unternehmen mit wachsendem Volumen, sensiblen Daten oder Integrationen mit Systemen ohne fertige Konnektoren.
Und polnische Systeme?
Allegro, BaseLinker, Subiekt, Comarch Optima, iFirma, Fakturownia, KSeF. Fertige Module für diese Systeme sind in den drei Werkzeugen ungleich verteilt: manche gibt es, manche stammen aus der Community, manche fehlen. Der Stand ändert sich alle paar Monate. Prüfen Sie daher vor der Wahl genau die Systeme, die Sie nutzen.
In der Praxis integrieren wir polnische Systeme meist direkt über ihre APIs. Zapier und Make haben dafür HTTP-Module, aber erst in n8n mit Code-Schritt ist eine solche Integration bequem zu bauen und zu warten: Authentifizierung, Paginierung, Fehlerbehandlung und Anfragelimits passen in einen Ablauf.
Daten, DSGVO und Sicherheit
Jede Automatisierung leitet Daten über die Server des Anbieters. Bei Kunden-, Mitarbeiter- oder Finanzdaten ist das kein Detail.
Prüfen Sie, wo der Anbieter Daten verarbeitet und ob Sie eine EU-Region wählen können.
Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab.
Beschränken Sie die Daten in jedem Ablauf auf die nötigen Felder.
Denken Sie daran, dass der Ausführungsverlauf Daten speichert. Legen Sie eine Aufbewahrungsfrist fest.
Bei besonders sensiblen Daten kommt selbst gehostetes n8n in Frage, bei dem die Daten auf Ihrem Server bleiben.
Fehlerbehandlung und Zuverlässigkeit
Eine Automatisierung, die still aufhört zu funktionieren, ist schlimmer als keine, weil alle annehmen, dass sie läuft.
Zapier: automatische Wiederholungen und Fehlermeldungen, aber begrenzte Kontrolle darüber, was nach einem Fehler passiert.
Make: umfangreiche Fehlerpfade im Szenario und eine Warteschlange unvollständiger Ausführungen zur manuellen Fortsetzung.
n8n: ein eigener Fehlerablauf, der eine Warnung senden, den Fehler protokollieren und beliebige Korrekturschritte ausführen kann.
Richten Sie unabhängig vom Werkzeug bei jedem Fehler eine Warnung ein und prüfen Sie einmal pro Woche den Verlauf fehlgeschlagener Ausführungen.
Wer wird es betreuen?
Diese Frage entscheidet die Wahl oft schneller als die Preisliste.
Automatisierungen werden von nicht technischen Mitarbeitenden gebaut und gepflegt: Zapier oder Make.
Sie haben eine technische Person oder einen Umsetzungspartner: n8n bietet am meisten für am wenigsten.
Niemand möchte für einen Server verantwortlich sein: Zapier, Make oder n8n Cloud statt Selbsthosting.
Migration zwischen Werkzeugen
Einen automatischen Konverter gibt es nicht. Abläufe müssen neu aufgebaut werden. Die gute Nachricht: Dabei werden sie meist einfacher. Logik, die in Zapier fünf Schritte und Filter brauchte, passt in n8n oft in einen einzigen Code-Schritt.
Wir migrieren in Etappen. Zuerst ziehen die Abläufe mit dem größten Volumen um, weil dort die Einsparung am größten ist. Einfache Benachrichtigungen können bleiben, wo sie sind.
Entscheidungshilfe
Wenige einfache Abläufe, kleines Volumen, keine technische Person → Zapier.
Abläufe mit Verzweigungen, mittleres Volumen, ein Team, das die Logik als Diagramm sehen will → Make.
Wachsendes Volumen, Schleifen über Bestellpositionen, polnische Systeme per API → n8n Cloud.
Großes Volumen oder sensible Daten, und jemand betreut einen Server → selbst gehostetes n8n.
Häufige Fragen
Kann man mehrere Werkzeuge kombinieren?
Ja, und das tun wir oft. Einfache Benachrichtigungen bleiben in Zapier oder Make, Abläufe mit großem Volumen ziehen zu n8n um. Wichtig ist, dass jeder Ablauf einen klar festgelegten Ort hat.
Welches Werkzeug hat die beste KI?
Alle drei haben heute Schritte für die Arbeit mit Sprachmodellen. n8n hat die umfangreichsten Knoten zum Bau von KI-Agenten, Zapier und Make sind am einfachsten für Grundaufgaben wie das Zusammenfassen einer E-Mail oder die Klassifizierung eines Tickets.
Ist selbst gehostetes n8n wirklich kostenlos?
Die Lizenz für den internen Gebrauch kostet nichts. Sie zahlen für den Server (meist einige Dutzend bis einige Hundert Złoty im Monat) und für die Zeit der Betreuung: Updates, Backups, Monitoring.
Wo fangen wir an?
Mit einer Liste Ihrer Abläufe und ihrem Verbrauch, berechnet nach der obigen Methode. Wächst Ihre Rechnung bei Zapier oder Make schneller als Ihr Unternehmen? In einem kostenlosen Audit rechnen wir Ihre Abläufe durch und zeigen, was sie in jedem der drei Werkzeuge kosten würden.
