Web-App · CRM · Bildung · 14 Wochen
Vertragspaket mit einem Klick: individuelles CRM für ein Schulungsunternehmen
Ein Schulungsunternehmen verwaltete Teilnehmer, Gruppen und EU-geförderte Verträge (BUR) in Excel und Word. Wir haben ein individuelles CRM gebaut, das Teilnehmerdaten selbst erfasst, 5 PDF-Dokumente mit 42 Datenfeldern erstellt und per E-Mail versendet - ohne eine einzige Ausweisnummer abzutippen.
KundeSchulungsunternehmen (anonym, BUR-Projekte)
Umsetzungszeit14 Wochen
KategorieWeb-App · CRM · Bildung
~2 minKomplettes Vertragspaket statt ~40 Min.
42Automatisch ausgefüllte Felder
5PDF-Dokumente mit einem Klick
~15 hGesparte Bürostunden pro Monat
Herausforderung
Was auf dem Tisch lag.
Jede über die polnische Datenbank für Entwicklungsdienstleistungen (BUR) geförderte Schulung bringt eine Papierlawine mit sich: Teilnehmervertrag, Firmenvertrag, Teilnehmererklärung, Datenschutzhinweis - dazu Angaben zum Projektträger, die Nummer der BUR-Dienstleistungskarte und Beträge in Worten. Das Unternehmen erledigte all das von Hand und kopierte Daten aus E-Mails und Tabellen in Word-Vorlagen. Ein Tippfehler in der Ausweis- oder Steuernummer bedeutete neue Dokumente und eine verspätete Abrechnung mit dem Projektträger. Leads, Schulungsgruppen, Trainer und Stundenpläne lagen in getrennten Dateien, sodass niemand das Gesamtbild hatte.
- Manuelles Abtippen von Daten in 4-5 Dokumente pro Teilnehmer
- Fehlerrisiko bei Ausweisnummern, Steuernummern, Beträgen in Worten und BUR-Kartennummern
- Leads, Gruppen, Trainer und Stundenpläne verstreut über Excel und E-Mail-Postfächer
- Keine Übersicht, wo ein Teilnehmer gerade steht: Angebot, Vertrag, Schulung oder Abrechnung
- Trainer fragten ständig im Büro nach Terminen und Teilnehmerlisten
Lösung
Was wir gebaut haben.
Wir haben ein individuelles CRM für die Schulungsverwaltung konzipiert und eingeführt - zugeschnitten darauf, wie das Unternehmen BUR-Projekte tatsächlich abwickelt. Der Vertrieb führt jede Anfrage durch eine 7-stufige Pipeline - vom Lead über Verhandlung und Vertragsversand bis zur laufenden Schulung und Abrechnung. Der Teilnehmer erhält per E-Mail einen sicheren Einmal-Link und trägt seine persönlichen Daten selbst ein. Danach erzeugt ein einziger Klick das komplette PDF-Vertragspaket: Das System füllt 42 Felder (Teilnehmer, Firma, Projektträger, Projekt, Schulungsgruppe und Beträge in Worten) und versendet es im Hintergrund über eine Warteschlange. Der unterschriebene Scan landet wieder im selben Ticket.
- CRM mit 7-stufiger Pipeline: Lead, Verhandlung, Vertrag versendet, Vertrag unterschrieben, Schulung läuft, Abrechnung, abgeschlossen
- Formular für persönliche Daten mit sicherem Einmal-Link - die Daten landen direkt im System
- Automatische PDF-Vertragserstellung aus bearbeitbaren Vorlagen (5 Dokumente, 42 Datenfelder)
- Versand von Verträgen und Angeboten aus E-Mail-Vorlagen - Erstellung in einer Warteschlange, ohne das Büro zu blockieren
- Module: Kurse, Schulungsgruppen, Trainer, Stundenplan, Firmen, Projektträger und BUR-Projekte
- Trainer-Dashboard mit anstehenden Terminen und zugewiesenen Gruppen
- Rollen und über 20 Berechtigungen - jeder sieht nur, was er braucht
Ergebnis
Was der Kunde bekam.
Die Erstellung des kompletten Dokumentenpakets pro Teilnehmer sank von rund 40 Minuten auf rund 2 Minuten, manuelles Abtippen ging um etwa 70 % zurück. Das Büro gewann rund 15 Stunden pro Monat zurück, die zuvor für Kopieren und Korrekturen draufgingen. Jede Anfrage hat jetzt einen Status, eine Historie und ein Vertragspaket - vom ersten Kontakt bis zur Abrechnung mit dem BUR-Projektträger. Trainer prüfen ihren Stundenplan selbst im Dashboard, statt im Büro anzurufen.
Stack
Laravel 12Next.jsMySQLDockerDomPDFLaravel QueuesSpatie Permission
Galerie
Aus der Umsetzung.
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